Seguramente los términos: trámites, contabilidad, administración, organización, te pueden asustar un poco. Llevar a cabo un negocio muchas veces no resulta una tarea sencilla. Pero no te desesperes… en este artículo te explicaremos un poco acerca de cómo puedes gestionar tu negocio. ¿Preparado?
Vamos con una parte muy importante, los aspectos legales
¿Cuáles son tus obligaciones fiscales y cómo puedes minimizar su impacto?
Lo primero que debes saber es dónde te mueves y así conocer las obligaciones fiscales y legales que debes cumplir y también todo lo que implica.
La carga administrativa de un negocio online no difiere prácticamente de cualquier otra empresa. Prácticamente las obligaciones son las mismas, facturar, llevar una contabilidad, darse de alta, pagar los impuestos que correspondan. El tema de los impuestos suele complicarse un poco sólo si vendes a distintos países de la Unión Europea.
Te explicamos lo mencionado anteriormente de una forma más específica:
Darte de alta como autónomo o empresa:
No importa cuánto dinero genere el proyecto que tengas, cuántas ventas obtengas o si ofreces un producto propio o de terceros (afiliación). En cualquiera de estos casos necesitas estar dado de alta, sin excepción alguna. De lo contrario puedes correr el riesgo de tener sanciones bastante elevadas.
Por ejemplo, en España para poder vender cualquier producto o servicio hay que estar dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social.
“La buena noticia es que darse de alta como autónomo a través de internet es muy fácil y además es gratis”.
Genera factura para tus ventas:
Es súper importante que todas las transacciones que lleves acabo en tu empresa queden registradas y la forma de hacerlo es creando una factura por cada venta que realices. ¿Qué datos deben contener las facturas? Los datos que son obligatorios y tienen que aparecer en las facturas para que sean válidas son:
- Lugar y fecha en la que se emitió la factura.
- La numeración debe ser correlativa (no puedes tener dos con el mismo número o saltarte alguno).
- Debe contener los datos fiscales: nombre o razón social, DNI, domicilio fiscal.
- Los datos del comprador, estos deben ser datos completos bien sea que el comprador sea una persona autónoma o una empresa.
- La descripción de la operación: qué es lo que se ha comprado, descripción de la venta y por último, los impuestos que se aplican.
El proceso de facturación es bastante sencillo, y más sencillo aun si trabajas con alguna herramienta online de facturación que te permita llevar una base de datos de tus clientes y tu catálogo de servicios y productos más habituales.
Llevar una contabilidad:
Si te haces autónomo en tu empresa deberás llevar de manera actualizada un libro de ingresos y de gastos en el que deberás anotar todas tus ventas, compras y los consumos de servicios siempre y cuando vayan relacionados con la actividad.
Es súper importante que guardes las facturas y si tienes pocas puedes trabajar con una plantilla de libro de ingresos y gastos en hoja de cálculo, pero para evitar luego dolores de cabeza, lo mejor es que dispongas de un programa online de facturación que genere la facturas de forma automática.
Debes reflejar también los movimientos bancarios o de tus cuentas en PayPal o Stripe si las tienes y seguir las indicaciones del Plan General Contable y del Código de Comercio.
Presenta tus impuestos:
Los autónomos y las pymes tienen la obligación de pagar los impuestos a la Agencia Tributaria trimestralmente en abril, julio, octubre y enero.
“Los impuestos a pagar en cada caso dependen de las características de la actividad que le hayas comunicado a Hacienda al darte de alta. Por eso resulta de gran importancia contar con una buena orientación en ese paso”.
El IVA de los servicios electrónicos a otros países en caso de que sean de la Unión Europea:
Si esto ocurre puede que se complique un poco y tengas la necesidad de recurrir a un experto en estas situaciones.
La protección de los datos:
Lo más importante es tu tranquilidad. Y debes protegerte en este ámbito que te obliga a guardar ciertas medidas de seguridad en el trámite de las bases de datos que vayas creando con tus clientes y usuarios.
De no hacerlo. Puedes generar una carga administrativa que no es muy complicada pero tampoco puedes descuidarla por las importantes multas que puede acarrear.
GENERA UN PLAN DE ACCIÓN PARA GESTIONAR SIN ESTRÉS LA CONTABILIDAD DE TU EMPRESA
- Alta online a través de un PAE:
Hoy en día resulta muy cómodo darse de alta como autónomo y lo puedes hacer tramitando la alta online con el apoyo de un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) lo que te permitirá darte de alta sin moverte de casa.
Los PAE son organismos públicos de atención a emprendedores y asesorías online. Lo mejor de todo es que son gratuitos y también te asesoran acerca de los impuestos que conlleve la actividad que quieras realizar.
- Elige una buena solución tecnológica:
Escoge una buena solución de software de facturación que de verdad pueda funcionarte bien.
“Necesitas encontrar una herramienta que te permita, no solo gestionar los pagos y crear las facturas, sino también detectar el país del comprador para aplicar el tipo de IVA correcto”.
- Personaliza tu infoproducto:
Para evitar la aplicación del VAT MOSS y simplificar la gestión administrativa, algunos infoproductores introducen un componente personalizad a través de webinars personalizados.
- Deja claras las condiciones de devolución:
Lleva todo de la mano de la Ley de Sociedad de la Información y la Ley de Comercio, tus clientes te lo agradecerán muchísimo. Si explicas bien tus condiciones de compra a nivel administrativo, en la política de la privacidad y aviso legal, te ahorrarás muchas tareas poco agradables.
Esta información permanecerá en caso de que exista algún abuso por parte de tus clientes o usuarios.
- Replantéate tu forma jurídica cuando crezcas:
Lo que más se recomienda es contar con un trabajo de planificación fiscal por parte de un asesor que te permita identificar cual es el momento adecuado para dar el paso.
- Busca la mejor vía para formar un equipo:
Ofrece varios contratos de trabajo que se ajusten a las situaciones de todo tipo de empresa.
Por último, No tengas miedo, déjalo atrás y coloca en práctica todo el conocimiento que tengas, la organización y las buenas herramientas que tengas.
