¿Cómo Puede Ayudar a Tu Empresa Sistematizar Procesos?
By DANIEL SANDOVAL | Publicidad | No Comments
Sabemos que el tiempo y la eficacia son factores claves para tu empresa. Para poder sacarle máximo rendimiento de tus recursos, es necesario que conozcas a fondo todos los procesos, solo de esta manera podrás identificar cuáles son las debilidades de tu empresa, que puntos funcionan bien y aquellas cosas que hay que eliminar.
¿Conoces qué es un proceso?
Es una forma estandarizada y óptima de realizar una tarea. Los procesos tienen una forma de realizarse, y para que esta manera sea conocida por toda la organización, se documentan y utilizan protocolos de funcionamiento que permiten que cualquier nuevo trabajador sea capaz de adaptarse a su puesto de trabajo sin problemas, realizando la misma tarea que cualquier otro empleado haya hecho previamente, ya que estará claramente definida dentro del protocolo de trabajo.
Los protocolos te ayudan a sistematizar procesos en tu empresa, gracias a que las rutinas de trabajo ahorran tiempo y optimizan el rendimiento de los trabajadores.
¿Cómo sistematizar los procesos de tu empresa?
Debes tener en cuenta que no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar procesos desde el inicio. Una vez que la empresa va creciendo, cada vez es un poco más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo. Si se crea una compañía desde cero, es más factible tener la posibilidad perfecta para comenzar un proyecto que sea lo más estructurado posible.
Sin embargo, el desafío más común es intentar mejorar algo que ya está en funcionamiento. En este caso, se puede aprovechar de la experiencia con la que cuenta todo el equipo para identificar cuales son los puntos débiles de los diferentes procesos e intentar generar nuevos protocolos con lo que se puedan obtener mejores resultados, contando con los mismos recursos o si es posible con menos. Para ello, la planificación y ejecución es muy importante, sin dejar a un lado la evaluación.
La finalidad que tiene la sistematización de los procesos en tu empresa es mejorar todo lo relacionado con la eficiencia y la calidad, para conseguir este objetivo es necesario evaluar los cambios implementados, para así realizar las modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el resultado esperado.
Cómo te ayudaría el proceso de sistematización:
Identificando la cantidad de operarios y funciones, y luego procediendo a detallar cuáles serán sus tareas rutinarias, sus responsabilidades y nivel de mando.
Una vez que cada quien tenga claro cuál será su rol dentro del proceso, identificaran los diferentes sistemas con los que cuentan según su rubro.
Se entiende por sistema o departamento a los diferentes módulos independientes que componen el proceso integral del producto como por ejemplo:
- Administración
- Recepción
- Atención al cliente
- Marketing
- Recaudación
Los procedimientos deben estar desarrollados en pasos secuenciales y claramente identificables por los operarios.
Si bien los sistemas proponen una forma de trabajo “mecanizada” y esto atente contra los principios que apuntan a desarrollar la participación del recurso humano dentro de la empresa, debemos reconocer que es primordial para lograr un régimen de trabajo ordenado, que se pueda supervisar y con normas claras que permitan la toma objetiva de decisiones y en el cual todas y cada una de las partes tiene en claro su función y como desempeñarse con éxito, sin necesidad de que el líder/gerente tenga la necesidad de marcar un rombo permanente.
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